FAKTOR PENDUKUNG DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJENEM DI PERUSAHAAN

FAKTOR PENDUKUNG DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJENEM DI PERUSAHAAN

Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang

diampu oleh Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.

 

D

I

 

S

U

S

U

N

U

N

 

oleh :

Ramona Octavianand                              P056132892.49e

 

 

Program Pasca Sarjana

Manajemen dan Bisnis

Institut Pertanian Bogor

2013

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1 Latar Belakang

Banyak aktivitas manusia yang berhubungan dengan sistem informasi. Tak hanya di Negara-negara maju, di Indonesia pun sistem informasi telah banyak diterapkan di mana-mana, seperti di kantor, di pasar, di Swalayan, di bandara dan bahkan di rumah ketika pemakai bercengkrama dengan dunia internet. Entah disadari atau tidak, sistem informasi telah banyak membantu manusia. Dengan aktivitas manusia yang begitu besar maka kebutuhan sistem informasi ini sangat diperlukan dalam kehidupan sehari-hari.

Bagi para pelaku bisnis, Penggunaan sistem informasi mendukung proses bisnis pada perusahaan telah menjadi suatu tuntutan agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu penerapan sistem informasi yang tepat diharapkan dapat menjadi suatu nilai tambah untuk menjaga agar mata rantai perusahaan tetap berputar dalam menghadapi persaingan secara global dengan menyediakan data dan informasi yang akurat agar dapat digunakan dalam setiap pengambilan keputusan bisnis. Berdasarkan hal tersebut, dan kondisi dinamika bisnis yang sangat dinamis dan penyebaran informasi yang sangat cepat dan tersebar, maka saat ini perusahaan memerlukan penerapan sistem informasi yang bisa menyalurkan berbagai informasi dengan cepat, tepat dan spesifik.

Untuk itu, pengambalian keputusan bisnis harus mampu melakukan perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala bidang seperti pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya khususnya dalam pengembangan sistem informasi, karena tanpa dipungkiri hampir di seluruh sektor bisnis di dunia menggunakan sistem informasi di perusahaan mereka. Bukan hanya itu, mereka pun selalu berusaha melakukan berbagai macam cara untuk menggembangkan sistem informasi yang digunakan di perusahaan merek karena sistem informasi dianggap memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis mereka. Adapun peranan dan fungsi utama dari sistem informasi adalah.

1. Mendukung Operasi Bisnis .

Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi ke berbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.

2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.

Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

 

 

3. Mendukung Keunggulan Strategis.

Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar.

Sistem informasi yang handal dalam perusahaan tidak lepas dari kecanggihan teknologi sistem informasi. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, berbagai kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Dan terlihat jelas hampir semua instansi menggunakan komputer sebagai sarana dalam menciptakan dan mengembangkan suatu sistem informasi. Oleh karena itu setiap orang harus mampu mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini.

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Informasi yang berkualitas ini akan memudahkan user dalam mengambil keputusan secara tepat, cepat, dan bernilai strategis.

Teknologi informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Faktor manusia akan sangat menentukan kebaikan dan kegunaan teknologi tersebut. Untuk itu, pengembangan sistem informasi membutuhkan suatu teknik dan perencanaan yang baik agar sistem yang dikembangkan tersebut dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien serta tidak mengalami kegagalan. Terdapat beberapa faktor penentu kegagalan dan keberhasilan dari implementasi sistem informasi di suatu perusahaan (O’Brien, 2005).

1.2  Tujuan                                                                   

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengkaji faktor faktor apa saja yang dapat mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan penerapan suatu sistem informasi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

TINJAUN PUSTAKA

 

2.1 Sistem

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan Saling bekerja sama untuk mencapai beberapa tujuan (Anwar 2003:4). Sedangkan Scoot (1996:69) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsur dan masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain.

 

Sistem didesain untuk memperbaiki atau meningkatkan pemrosesan informasi. Setelah dirancang, sistem diperkenalkan dan diterapkan ke dalam organisasi penggunanya.Jika sistem yang diterapkan itu digunakan maka implementasi sistem dapat dikatakan berhasil.Sedangkan jika para penggunanya menolak sistem yang diterapkan, maka sistem itu dapat digolongkan gagal. Atau dengan kata lain Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai suatu tujuan. Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:

 

1. Mempunyai komponen (components)

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata maupun abstrak.

 

2. Mempunyai batas (boundary)

Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain.

 

3. Mempunyai lingkungan (environment)

Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan.

 

4. Mempunyai penghubung atau antar muka (interface) antar komponen

Penghubung atau antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas untuk menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem.

 

5. Mempunyai masukan (input)

Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.

 

6. Mempunyai pengolahan (processing)

Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.

 

 

 

7. Mempunyai keluaran (output)

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk pengolahan yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.

 

 

8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)

Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang.

 

9. Mempunyai kendali (control)

Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung dengan normal sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan sebelumnya.

 

10. Mempunyai umpan balik (feedback)

Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya dalam kondisi normal.

 

Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukan oelh gambar berikut:

 

 

 

2.2 Sistem Informasi

 

McLeod (1996) medefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna (user). Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, sekarang, dan dugaan kejadian di masa yang akan datang. Informasi dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus atau simulasi matematik. O’Brien (2000) menyatakan bahwa sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan komponen yang menyusun sebuah sistem informasi.

 

Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien (2000) adalah:

 

a. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia

b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan

c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis

d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global

e. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita

f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan

 

Terdapat 4 tingkatan sistem informasi, yaitu operasional, manajemen tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat atas. Keputusan yang diambil oleh keempat tingkatan manajemen tersebut mempunyai sifat yang berbeda, ada tingkat operasional bersifat fungsional, manajemen tingkat bawah bersifat pengawasan, tingkat menengah bersifat taktik dan tingkat atas bersifat strategi. Elemen dasar sistem informasi manajemen terdiri dari 6 elemen dasar, yaitu : fungsi objectif, bank data, input device, output device, kemampuan proses yang memadai dan mekanisme feedback.

 

Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi-informasi (information) dari data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan. Secara eksternal, sistem informasi yang ada ditarik keluar menjangkau ke pelanggan. Secara internal sistem informasi dapat diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi. Agar dapat berguna informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut :

 

-          Tepat kepada orangnya atau relevan (relevance)

-          Tepat waktu (timeliness)

-          Tepat nilainya atau akurat (accurate)

 

2.3 Sistem Informasi Manajemen

 

Scoot (1996:69) menjelaskan bahwa “sistem informasi manajemen adalah sekumpulan sistem informasi yang saling berinteraksi , yang memberikan informasi baik untuk kepentingan operasi atau kegiatan manajerial”. Sistem informasi manajemen dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa.Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu organisasi formal sperti Departemen atau Lembaga suatu instansi Pemerintahan.

 

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas didalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Masukan berperan didalam Universitas Sumatera Utara pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk menkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya. Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan informasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan mencitakan produk atau jasa baru.Kualitas sebuah sistem informasi ditentukan oleh sejauh mana sistem informasi tersebut mampu memberikan informasi yang berkulaitas.Informasi dalam lingkungan sistem, informasi mempunyai 2 hal penting yang harus dipenuhi. Pertama, it must have surprise (harusbernilai). Karakteristik pertama yang mengimplementasikan bahwa informasi tidak diketahui oleh pemakai sebelum dihasilkan oleh sistem. Karakteristik ini mengandung pengertian bahwa usaha yang dilakukan oleh perancang sistem untuk menjamin informasi yang dikandung dalam output yang berupa laporan adalah hanya sebagai dasar untuk mengambil tindakan yang penting. Pengembangan sistem informasi manajemen (SIM) mensyaratkan, pertama, pemahaman dan apresiasi penuh atau gagasan SIM, dan kedua, rencana jangka panjang yang merupakan ciri umum dari pandangan SIM serta penetapan rencana pengembangan yang khusus.

 

Dapat pula sistem Informasi manajemen didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi dengan dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang, mendukung kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras (hardwere), perangkat lunak (softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi.

 

Agar Sistem Informasi Manajemen dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara lebih efektif, maka perlu diperhatikan tentang beberapa unsur penting berikut:

 

1. Data yang dibutuhkan

2. Kapan data dibutuhkan

3. Siapa yang membutuhkan

4. Dimana data dibutuhkan

5. Dalam bentuk apa data dibutuhkan

6. Prioritas yang diberikan dari bermacam data

7. Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data

8. Bagaimana pengaturan umpan balik

9. Mekanisme evaluasi yang digunakan.

 

SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut:

 

- Proses perencanaan

- Proses pengendalian

- Proses pengambilan keputusan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

PEMBAHASAN

 

Penyebab Kegagalan dan Kesuksesan Implementasi Sistem Informasi

Menurut O’Brien dan Marakas (2009) beberapa faktor yang dapat  dapat menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.

 

3.1 Kesusksesam Sistem Informasi

 

Komputer yang merupakan teknlogi terkini memiliki peranan yang sangat vital dalam keberhasilan implementasi teknologi dan sistem informasi. Dengan demikian berbagai organisasi kini telah berinvestasi dengan mengalokasikan anggaran perusahaan yang cukup besar untuk pengadaan teknologi tersebut. Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor teknis, ekonomis, organisasional, dan operasional yang menunjang sistem informasi yang bagus dan layak secara bisnis. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal. Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif atau bahkan tidak digunakan.

 

Besarnya biaya yang harus dikeluarkan dalam penerapan sistem informasi, suatu organisasi memerlukan studi kelayakan sehinggga baik secara teknis, ekonomis, operasional dan organisasional penerapan sistem informasi layak secara bisnis. Akan tetapi pada umumnya keuntungan yang diakibatkan dari penerapan sistem informasi sangat sulit bahkan tidak dapat dihitung. Beberapa hal yang dapat menjadi perhatian berkaitan dengan biaya dan peran sistem informasi tersebut adalah ketepatan, kecepatan dan reporting interval. Ketepatan yang semakin tinggi umumnya meningkatkan biaya, sehingga diperlukan pertimbangan bahwa ketepatan hanya akan dipertahankan dan ditingkatkan apabila ketepatan tersebut dapat meningkatkan nilai suatu keputusan. Semakin cepat suatu informasi diperoleh maka semakin mahal informasi tersebut. Informasi yang dapat diperoleh lebih cepat dapat dijadikan sebagai sarana untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi lebih dini sehingga dapat dihasilkan resolusi yang lebih baik. Informasi yang semakin sering diperbaharui (reporting interval ) akan menyebabkan biaya yang semakin tinggi pula. Proses pengambilan keputusan yang dipengaruhi cepatnya perubahan informasi akan mempengaruhi kecepatan suatu informasi untuk dapat diperbaharui.

 

Studi kelayakan merupakan studi pendahuluan untuk menyelidiki kebutuhan informasi, tujuan, hambatan, sumberdaya yang digunakan, biaya, keuntungan, kelayakan. Tujuan studi kelayakan untuk mengevaluasi alternatif sistem dan mengusulkan sistem yang paling layak yang diinginkan pengembangannya. Evaluasi ini meliputi, kelayakan organisasi, kelayakan ekonomi, kelayakan teknis dan kelayakan operasi. Kelayakan organisasi untuk mengetahui sejauh mana sistem informasi dapat mendukung kegiatan organisasi. Kelayakan ekonomi untuk mengetahui besarnya biaya yang dapat dihemat setelah menerapkan sistem, peningkatan pendapatan, keuntungan, dan keuntungan lain. Kelayakan teknis untuk melihat sejauh mana perangkat keras dan lunak dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara memperoleh dan mengembangkannya. Kelayakan operasi untuk mengetahui keinginan dan kemampuan manajemen, karyawan, pelangan, pemasok dan pengguna lain untuk mengoperasikan, menggunakan dan mendukung sistem yang diusulkan.

 

Studi kelayakan ini memiliki peluang kegagalan sangat besar dalam penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui proses yang tepat. Salah satu tantangan yang dihadapi sistem informasi adalah teknologi dan keadaan perusahaan yang terus mengalami perkembangan sehingga menimbulkan masalah-masalah yang lebih kompleks. Oleh karena itu perusahaan perlu mengetahui langkah-langkah yang tepat agar sistem informasi bisa terus diterapkan dengan sukses mengikuti perkembangan perusahaan. Fuadi (1995) menyebutkan empat langkah-langkah yang perlu diketahui perusahaan untuk penyempurnaan suatu sistem informasi.

Langkah pertama adalah analisa sistem. Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas informasi yang diperoleh dalam survei.  Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah utama yang terdapat dalam sistem yang telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese sistem, yaitu pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi bagi para manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan diketahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut.

Langkah kedua dalam penyempurnaan sistem informasi adalah desain sistem. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi, format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru.

Langkah ketiga dalam penyempurnaan sistem informasi adalah implementasi sistem. Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan aktivitas implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru.

Langkah keempat dalam penyempurnaan sistem informasi adalah review sistem. Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah pertama.

 

 

 

3.2 Kegagalan Sistem informasi

 

Tidak Semua penerapan Sistem informasi berhasil sesuai dengan yang diharapkan, adapun kekurangan tersebut bisa disebabkan dari beberapa faktor yaitu.

  • Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut.

Beberapa resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut.

  • Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.
  • Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
  • Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.
  • Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
  • Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir)

Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.

Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap).

 

  • Tidak Memiliki Perencanaan Memadai

Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut.

Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi.

Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif  terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

 

  • Inkompetensi secara Teknologi

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Menurut Pambudi (2003), harus ada penyesuaian tertentu dalam menerapkan sistem informasi. Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem yang baru harus disosialisasikan dengan jelas kepada karyawan

 

Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

 

Selain beberapa hal yang disebutkan diatas, riset tentang implementasi sistem informasi juga memberikan beberapa faktor lain yang dapat mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan penerapan sistem informasi pada perusahaan seperti :

 

  • Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi

Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya sistem informasi. Pengguna dan specialist sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi.

 

 

  • Tingkat Kompleksitas dan Resiko

Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat resiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasikan tiga faktor kunci yang memengaruhi tingkat resiko proyek, yaitu :

  • Ukuran proyek : Semakin besar proyek semakin besar pula resikonya.
  • Struktur proyek : Beberapa proyek strukturnya lebih tinggi di banding yang lain. Persyaratan-persyaratannya jelas dan lugas, sehingga output dan proses dapat secara mudah ditentukan.
  • Pengalaman dengan Teknologi : resiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi kurang memiliki keahlian teknis. Semakin tinggi tingkat resiko semakin tinggi pula usaha implementasi akan gagal.
  • Manajemen dan Proses Implementasi : Konflik dan ketidakpastian dalam implementasi proyek dikelola dan diorganisasi dengan cara yang tidak sempurna (jelek). Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinan akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut :
    • Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran
    • Melampaui waktu yang telah diperkirakan
    • Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.
    • Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB IV

KESIMPULAN

 

4.1 Kesimpulan

 

Perkembangan organisasi yang dinamis mengharuskan organisasi perlu melakukan penyempurnaan sistem informasinya. Penyempurnaan sistem informasi ini dapat dilakukan melalui tahapan – tahapan yaitu analisa sistem, desain sistem, implementasi sistem dan review sistem. Tahapan tersebut apabila dilakukan dengan benar maka akan memberikan implikasi positif yang sangat nyata dalam perkembangan suatu sistem informasi perusahaan. Sistem informasi memang memberikan kemudahan, kecepatan, dan berbagai macam keuntungan lainnya dari penggunaannya. Dengan segala manfaat yang bisa diberikan, maka peluang perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya akan semakin besar dalam keberhasilannya. Akan tetapi adakalanya suatu sistem informasi tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya atau bahkan tidak berjalan sama sekali alias mengalami kegagalan. Kegagalan yang terjadi dapat disebabkan oleh berbagai macam hal. Namun satu hal yang paling lumrah terjadi justru berawal dari manajemen perusahaan yang bersangkutan. kegagalan proyek sistem informasi dapat disebabkan karena ketidakpahaman top executive perusahaan tentang manfaat penerapan sistem informasi di perusahaannya. Mereka tidak memahami sistem informasi tersebut dapat membantu untuk proses bisnis apa saja. Sistem yang dibuat bagaimanapun memerlukan sumberdaya yang mumpuni selaku pelaku atau pemakai sistem informasi, baik sebagai operator sistem tersebut ataupun sebagai pihak yang memiliki wewenang dalam pengambilan keputusan.

 

Sebuah sistem informasi akan sangat maksimal kegunannya apabila manusia mampu memanfaatkan fungsinya dengan baik. Selain itu tentunya kesadaran untuk dilakukan maintenance atau pemeliharaan dari pihak manajemen juga akan mempengaruhi kesiapan dari perangkat sistem tersebut apabila akan digunakan. Hal-hal demikian perlu mendapat perhatian secara serius oleh manajemen. Bagaimanapun investasi untuk perancangan dan penerapan sistem informasi bukanlah suatu hal yang kecil nilainya. Namun bila suatu sistem informasi mampu berperan penting dalam menunjang aktivitas bisnis perusahaan tentunyan akan dapat menciptakan value yang sangat besar bagi perusahaan. Sistem informasi disini dapat berperan dalam menunjang hubungan yang baik perusahaan dengan mitra maupun dengan konsumen.

 

4.2   Saran

1.Perlu adanya kepedulian yang tinggi dari pihak manajemen sehubungan dengan penerapan suatu sistem informasi. Sistem informasi dibentuk bukan hanya tanggung jawab divisi TI tetapi jauh lebih penting bagaimana pihak manajemen selaku pengambil keputusan mengerti dan paham mengenai apa-apa yang menjadi tujuan diterapkannya sistem tersebut bagi kebutuhan organisasi.

 

2. Perlu adanya aturan-aturan yang jelas yang berlaku pada setiap pemakai sistem informasi perusahaan agar dapat meminimalisir kemungkina-kemungkinan terjadinya penyimapangan pemakaian yang dapat merugikan perusahaan dan menyebabkan tujuan organisasi tidak tercapai.

 

3. Perusahaan mengadakan pelatihan secara kontinu dan terpadu terkait dengan penerapan sistem informasi yang baru bagi seluruh operator tiap-tiap divisi operasional perusahaan agar kompetensi sumber daya manusia terhadap TI tetap secara konsisten baik.

 

4. Perlu adanya kegiatan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem secara berkala, agar kondisi sistem senantiasa diperbarui sesuai dengan perkembangan


DAFTAR PUSTAKA

McLeod, R, Jr. (2008). Sistem Informasi Manajemen, Jilid I. diterjemahkan oleh Hendra Teguh, SE. Ak. PT Prenhallindo, Jakarta.

 

O’Brien, James A. (2003). Pengantar Sistem Informasi (Judul asli : Introduction to Information System, diterjemahkan oleh : Dewi Fitriasari dan Beny Arnos Kwary), Jakarta : Salemba Empat

 

Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi.

Abdul kadir, Pengenalan Sistem informasi, 2003

O’Brien, JA and George Marakas  2009. Management Information Sistem. Ninth   Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston.

 O’Brian dan Marakas. 2008. Management Information System. McGraw Hill.

 

 

 

Sumber lain :

id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi

http://arief48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2012/09/Siklus-pengembangan-SI-dan-Prototipe.pdf

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/members/gustiyan48/

 

Leave a Reply


Refresh



*